Administrar com eficiência uma clínica médica para obter resultados positivos e sustentáveis envolve muitos desafios. Não é mesmo? Principalmente, levando em conta que, muitas vezes, os administradores, gerentes ou gestores da clínica são especializados “apenas” na área da saúde, sem muito conhecimento de administração e gestão de negócios.
Com isso, questões como gestão financeira, enquadramento tributário, contratações e gestão de pessoal, comunicação interna, compra e manutenção de equipamentos, marketing e informática, dentre outros assuntos, acabam trazendo grandes dificuldades, podendo afetar diretamente nos resultados e performance do negócio.
Para estas questões, a parceria com uma empresa de contabilidade confiável é a solução. Com conhecimento de como administrar uma clínica médica com as melhores práticas, certamente a clínica terá melhores resultados.
Clínica Médica: Ações para melhorar os resultados
Em qualquer negócio é preciso entender bem seus objetivos. Em seguida, criar processos que viabilizem sua existência e, por fim, medir os resultados destas ações. Com essas ações, inclusive em clínicas médicas e consultórios, será possível fazer uma gestão de resultados eficiente.
Quando o empresário da área médica resolve abrir seu próprio negócio e empreender, além do conhecimento técnico, é preciso estudar muito bem o mercado onde irá atuar, concorrentes, público alvo, local, instalações, canais de comunicação com os clientes, sistemas de gestão, tecnologia aplicada em seu negócio e equipe especializada. Além disso, também precisa ter uma parceira contábil, que acompanhe o dia a dia do seu negócio.
Todo negócio precisa gerar valor e, com uma clínica ou consultório, não é diferente. E esse valor precisa ser perceptível pelos pacientes, colaboradores, parceiros, diretores, sócios, acionistas e todos os stakeholders.
Abaixo, algumas ações com objetivos para a busca do sucesso e performance eficiente de uma clínica médica:
- Definir objetivos e metas de resultado e ações
- Elaborar o planejamento com acompanhamento para alcançar os objetivos
- Organizar todas as rotinas para consultas e exames
- Adequar com objetivo de melhoria todos os processos operacionais
- Buscar parcerias estratégicas para o negócio
- Foco no atendimento ao cliente
- Busca sistemática de redução de custos sem alterar a qualidade
- Aumentar o faturamento
- Treinamento contínuo da equipe
Em uma clínica médica ou consultório, um dos itens de extrema importância é a organização das informações pessoais dos pacientes, seus prontuários, laudos médicos, exames, bem como seus registros de consultas e atestados. Além das informações dos pacientes, temos ainda as informações dos colaboradores e outras que são geradas nos processos do dia a dia, da área financeira e os registros dos equipamentos utilizados na clínica.
Outro item de grande significado e muito comum entre os empresários e administradores e principalmente na área da saúde, em clínicas médicas, laboratórios e consultórios, é a dificuldade de separar a gestão e controles financeiros da clínica de seus movimentos pessoais. Ou seja, não tratar a clínica ou consultório como uma empresa independente.
É necessário que se tenha uma disciplina para esta gestão financeira, onde tudo fique bem definido através de documentos, processos, faturamento e movimentações de entradas e saídas de recursos exclusivos da clínica. Com isso, será possível identificar os resultados efetivos e um gerenciamento eficiente.
Em todos os negócios — e não é diferente em uma clínica –, o tempo é um dos principais fatores que precisam ser bem gerenciados e aproveitados. Afinal, o tempo em cada atendimento médico é precioso. É preciso ter uma avaliação detalhada do tempo gasto em cada especialidade e tipo de atendimento. Há muitas situações onde não há esse controle de produtividade, podendo acarretar perdas de tempo e prejuízos consideráveis para a clínica.
Um bom administrador é o responsável por todos os setores de uma clínica, onde destacam-se algumas funções, com elaboração do planejamento estratégico, elaboração e definição dos processos e rotinas, avaliação, controle e acompanhamento dos resultados do negócio, gerenciamento e captação de recursos financeiros, humanos e materiais para a empresa e também todas as rotinas administrativas e burocráticas. Não por acaso, no início das atividades, o profissional da saúde quase sempre acaba atuando também na execução de algumas tarefas pessoalmente, até que o quadro de colaboradores seja consolidado.
Atualmente, com a evolução tecnológica, há muitas soluções para melhoria da qualidade e redução de custos em processos e pessoas. Conhecendo bem o negócio e adotando estratégias claras e bem definidas, o gestor poderá identificar e potencializar esses recursos para maior rentabilidade do negócio.
Uma das principais ferramentas de controle, que é extremamente necessária para uma clínica ou consultório, é o fluxo de caixa. O fluxo de caixa nada mais é do que um relatório onde registramos todas as movimentações financeiras da empresa. Ou seja, todas as entradas e saídas de recursos, faturamento e despesas.
Este relatório pode ser diário, semanal, mensal, quinzenal… Enfim, de acordo com a necessidade de análise de cada usuário. Ele permite ter um acompanhamento detalhado sobre análise de gastos desnecessários, concentração de pagamentos em uma única data, consonância entre datas de recebimentos e pagamentos. Tudo isso, de forma a evitar desembolsos sem o respectivo recurso no caixa.
Outro item de muita atenção e grande importância para o gestor é o controle de estoque. Qualquer sistema operacional que a clínica utilizar deverá conter esse módulo para controle, que deve ser integrado aos demais setores, como faturamento, financeiro e outros. Com este sistema, o gestor poderá ter a informação do giro de cada produto, validade e acompanhamento da evolução dos custos dos materiais utilizados na clínica.
As clínicas ou consultórios, de uma maneira geral, possuem equipamentos para a execução dos trabalhos pelos especialistas. Normalmente, são equipamentos e aparelhos que requerem registros específicos e normas de utilização e conservação. Alguns deles necessitam, inclusive, de aferições periódicas por empresas especializadas para manter a qualidade dos resultados.
Devido ao alto valor desses equipamentos, eles representam um alto investimento para a clínica. Principalmente, para os pequenos e para aqueles no início das atividades. O gestor da clínica, então, deverá ter atenção com a utilização, conservação, manutenção periódica e seguir as orientações dos manuais do fabricante.
Conforme já tratamos acima, a identificação do tempo para cada atendimento de acordo com a especialidade e o tratamento é um dos principais fatores para se ter uma melhor produtividade. Após esta identificação, fica mais fácil elaborar diariamente a organização e controle da agenda para os atendimentos. Com um bom sistema aliado a essas informações, o agendamento se torna mais eficiente, podendo, em alguns casos, que o próprio paciente defina a marcação da consulta ou exame, gerando ganho de tempo para os funcionários da clínica e para os pacientes.
Outro grande desafio do gestor é manter as informações do paciente muito bem organizadas, atualizadas e de uma forma que os usuários que necessitam destas informações possam acessá-las de maneira fácil. Inclusive, essas informações poderão estar disponíveis para consulta pelos próprios pacientes através de sites e aplicativos da clínica.
Com o prontuário completo e atualizado eletronicamente, os acessos pelos usuários e pacientes tornam-se práticos e ágeis a qualquer momento e por quaisquer aparelhos conectados à internet. Além disso, é possível reduzir em muito os arquivos em papel e, consequentemente, a necessidade de espaço físico e riscos de perdas ou rasuras.
Você percebeu que a tecnologia simplifica diversos processos no dia a dia de um profissional da saúde. E para as rotinas contábeis, isso não é diferente. Afinal, a contabilidade online substitui toda a papelada por um app, sempre de modo seguro e otimizando tempo e recursos. Quer saber mais sobre as vantagens da contabilidade online? Confira este artigo: Médicos e contabilidade online: ótima solução para a falta de tempo.
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Créditos: texto adaptado de artigo original de José Roberto Marins, Diretor Executivo da NTW Osasco.
